Warum der Messenger die E-Mail in der internen Kommunikation ablösen darf

Autor: Fabio Marti
Veröffentlicht am 6. Dezember 2018

Im Privatleben wird die E-Mail schon längst von Messengern in den Schatten gestellt. Wagen Sie doch einfach mal einen Blick in Ihr privates E-Mail-Postfach: Vermutlich werden Sie Bestellbestätigungen, Newsletter, Schriftverkehr mit Unternehmen und natürlich Spam finden – jedoch kaum Nachrichten von Freunden, Familie und Bekannten. Warum auch, wenn Sie sich wesentlich einfacher über WhatsApp, den Facebook-Messenger und andere Kanäle austauschen können?

Im Geschäftsumfeld herrscht allerdings noch immer großes Zögern, was die Nutzung von Messengern angeht. Und das, obwohl ein Messenger auch am Arbeitsplatz großartige Dienste leisten kann. Wir erklären, warum der Messenger die E-Mail in der internen Unternehmenskommunikation ablösen darf:

Inhalt

Warum umständlich, wenn es auch einfach geht?

Zugegeben: Die E-Mail hat über Jahrzehnte hervorragend funktioniert. Doch unser Umfeld ist schnelllebiger geworden, die E-Mail erscheint heute geradezu alt und träge. So wissen wir beispielsweise nicht, ob ein Empfänger die Nachricht gelesen hat oder ob die Nachricht mit dem großen Anhang durchgeht. Und gerade mit mehreren Gesprächsteilnehmern artet der Austausch schnell zu einer wahren Flut an E-Mails aus. Dabei bleiben oft Informationen auf der Strecke, wenn beispielsweise jemand mal nicht an alle antwortet. Das folgende Video verdeutlicht dieses Problem auf sehr anschauliche Weise:

Business Practices That Refuse To Die: Email Trees
by "vinJones Videos"


Bei  Gruppenchats im Messenger hingegen sind alle Nachrichten unmittelbar für alle Beteiligten sichtbar. Der bisherige Verlauf ist übersichtlich dargestellt, und auch wer das Gespräch zunächst nur lesend mitverfolgt, kann bei Fragen jederzeit kurz einhaken. Anhänge stehen umgehend für alle Gruppenmitglieder zur Verfügung und können bei Bedarf direkt abgespeichert werden. Das ist so einfach wie es klingt.

Mitarbeiter möchten im Unternehmen genauso effizient arbeiten wie privat.

Viele Ihrer Mitarbeiter werden es gewohnt sein, Anlässe wie einen Geburtstag über ihre privaten Messenger zu organisieren. Sie erstellen eine Chat-Gruppe, schreiben kurz, worum es geht, und schon hat jeder seine Einladung erhalten. Rückmeldungen kommen dann meist sehr zügig, und die Gäste beginnen, sich auch untereinander zu vernetzen und abzusprechen. Ist der Geburtstag dann vorbei, werden in derselben Gruppe Bilder und Eindrücke ausgetauscht.

Wenn nun im Kontext der Arbeit ein Team-Event ansteht, möchten Mitarbeiter gerne auf die gleiche Weise vorgehen. Denn das ist nicht nur bequem, sondern auch extrem effizient. Wenn die Firma dafür kein Tool zur Verfügung stellt, weicht man leider schnell auf private Lösungen aus. Das ist ein Hauptgrund dafür, dass auf jedem zweiten Geschäftshandy WhatsApp installiert ist, obwohl das in den meisten Fällen einen Verstoß gegen die DSGVO darstellt. Es ist also letztendlich im Sinne aller, entsprechende Möglichkeiten für den schnellen Austausch zu schaffen.

Direkt kommunizieren und Zeit sparen

Wie lange sitzen Sie im Schnitt an einer E-Mail? Und wie lange an einer Nachricht im Messenger? Der Unterschied ist immens. Denn die E-Mail ist noch immer sehr nahe am Brief, während der Schriftverkehr im Messenger dem persönlichen Gespräch ähnelt. Sie tauschen sich im Chat auf sehr direkte Weise aus und schreiben keine Briefbögen voll. Klare Kommunikation statt vieler Worte.

Viele denken, dies ginge auf Kosten der Höflichkeit. Doch wenn man sich kennt, ist es angenehm, den Kollegen nicht fünfmal am Tag mit Begrüßungs- und Abschiedsfloskeln zu begegnen. Außerdem stehen Emojis zur Verfügung: Diese können sowohl Freundlichkeit ausdrücken als auch im Schriftverkehr typische Missverständnisse vermeiden. Denn wie Mimik und Gestik im Gespräch geben sie klare Hinweise darauf, wie etwas gemeint ist.

Weniger E-Mail bedeutet auch weniger Angriffsfläche

Wenn Sie mit einem Umstieg in Ihrer internen Kommunikation die Nutzung von E-Mails verringern, reduzieren Sie damit auch die Angriffsfläche für Hacker. Denn noch immer ist die E-Mail eines der Haupteinfallstore für Cyberangriffe, und Kommunikationsdaten sind die am häufigsten gestohlenen Daten. Durch Verschlüsselung und andere Maßnahmen können Messenger eine wesentlich höhere Sicherheit bieten. Messenger mit geschlossenem Nutzerkreis bergen zudem den Vorteil, dass Spam oder die dreiste Masche mit der vorgetäuschten Nachricht vom Chef („CEO Fraud“) verhindert werden.

Produktiver arbeiten mit dem Messenger

Alles in allem ist der Messenger für die interne Kommunikation wesentlich sicherer und eindeutig produktivitätsfördernder als die E-Mail. Natürlich spielen immer auch individuelle Gegebenheiten bei der Entscheidung für oder gegen einen Wechsel eine große Rolle. Deshalb ist es immer sinnvoll, ein neues Tool wie einen Messenger erst im kleinen Kreis zu testen. Ein so tief im Tagesgeschäft verwurzeltes Tool wie die E-Mail lösen Sie sowieso nicht von heute auf morgen ab. Wichtig ist, den Stein ins Rollen zu bringen und Alternativen einzuführen. Wir haben auch einige Vorschläge dazu, wie Sie einen Wandel in der Kommunikation erfolgreich begleiten.

Ein paar Tipps zum Abschluss: Was muss ein guter Messenger leisten?

Wenn Sie sich für einen Wechsel entscheiden, sollten Sie bei der Wahl des Messengers unbedingt auf folgende Punkte achten:

  • Komplettverschlüsselung – sowohl auf dem Transportweg als auch auf dem Gerät/im Archiv. So sind alle Daten auch dann sicher, wenn ein Gerät verloren geht oder Angreifer Zugriff auf ein solches haben.
  • Anbieterabschirmung – Der Betreiber sollte selbst keinen Zugriff auf Ihre Daten haben, denn so sind Sie nicht von der Sicherheit auf Seiten des Betreibers abhängig.
  • Archivierungsmöglichkeit – Sie als Unternehmen sollten im Zuge voller Datenhoheit immer Zugriff auf sämtliche Korrespondenz haben. So können Sie Ihren Archivierungspflichten nachkommen und durch Einblick in den Nachrichtenverkehr bei Bedarf Geschäftsabläufe nachvollziehen.
  • Compliance – Der Anbieter sollte derselben Rechtsprechung unterliegen wie Ihr Unternehmen. Das macht es Ihnen leichter, rechtskonform zu bleiben. In Europa besonders wichtig hinsichtlich DSGVO.

Was genau bedeutet Datenhoheit im Kontext eines Messengers?
Der Inhaber der Datenhoheit – idealerweise Ihr Unternehmen – hat die volle Kontrolle darüber, wer die entsprechenden Daten lesen und bearbeiten darf. Das bedeutet auch, dass der Anbieter Ihres Messengers oder Cloud-Services keinerlei Verfügungsgewalt über Ihre Daten hat – weder im Zugriff noch in der Weitergabe an Dritte.
Erfahren Sie mehr hier über Datenhoheit

Sie möchten mehr über ginlo @work erfahren?

Mehr über ginlo @work