Stolperfallen vermeiden – für ein angenehmes Gesprächsklima im Business Messenger

Autor: Alexander Wildschütz
Veröffentlicht am 18. April 2019

Unterhaltungen und Absprachen funktionieren im Business Messenger einfach und effizient – im Gegensatz zur oft unübersichtlichen Kommunikation per E-Mail. Doch gerade die direkte Kommunikation über den Messenger bringt auch ein paar Stolperfallen mit sich, die wir lieber vermeiden sollten. Wir zeigen Ihnen in aller Kürze, welche „Fehler“ uns in den letzten Jahren immer wieder begegnet sind und was Sie tun können, damit es gar nicht erst dazu kommt. Am besten tragen Sie die Tipps innerhalb Ihrer Teams weiter – denn dann können sich alle über einen angenehmen und reibungslosen Austausch freuen. 

Inhalt:

  1. Die Erwartung, immer erreichbar zu sein
  2. Lesen & vergessen
  3. Die Nachrichten kommen schneller, als man reagieren kann
  4. Duelle im Messenger
  5. Die Gruppendynamik gerät außer Kontrolle
  6. Fazit: Bewusstsein für Stolperfallen schafft ein angenehmeres Gesprächsklima für alle

Stolperfalle 1: Die Erwartung, immer erreichbar zu sein

Da wir auf den Messenger über das Smartphone jederzeit Zugriff haben und das Schreiben darüber mehr einem Gespräch ähnelt als einem Brief, entsteht oft eine gefährliche Erwartungshaltung: Unser Gegenüber ist immer erreichbar. Im Grunde warten wir bereits auf die Antwort, sobald wir auf Senden gedrückt haben – was schnell auf beiden Seiten des Gesprächs zu Frustration führen kann. Etwas Geduld sorgt hier für eine wesentlich angenehmere Kommunikationsatmosphäre. Außerdem ist es sinnvoll, sich im Team abzustimmen, wie viel Zeit normalerweise für eine Antwort verstreichen darf. Letztendlich schadet es ja auch der eigenen Produktivität, bei jeder neuen Benachrichtigung sofort zu reagieren und damit die aktuelle Tätigkeit zu unterbrechen. Effizienter sind meist feste Zeitfenster, um Nachrichten zu bearbeiten. Und wenn es wirklich dringlich ist, lohnt sich der kurze Griff zum Telefon oder der Gang ins Büro ein paar Türen weiter, um den Kollegen persönlich zu fragen.

Stolperfalle 2: Lesen & vergessen

Die zweite Stolperfalle resultiert oft aus dem Gedanken, für unsere Kollegen und Geschäftspartner immer erreichbar sein zu müssen. Denn gerade wenn wir Nachrichten unterwegs lesen, uns aber nicht direkt darum kümmern können, haben wir sie vielleicht am Schreibtisch schon lange wieder vergessen. Um das zu vermeiden, haben Sie zwei praktikable Möglichkeiten:

  1. Lesen Sie die Nachrichten erst, wenn Sie auch Zeit für die Bearbeitung haben. Auf diese Weise bleibt der Hinweis im Messenger sichtbar und erinnert Sie daran.
  2. Checken Sie regelmäßig die letzten Nachrichtenverläufe, sobald Sie die nötige Ruhe dafür haben. Damit gehen Sie sicher, an alles zu denken und zeitnah zu antworten.

Stolperfalle 3: Die Nachrichten kommen schneller, als man reagieren kann.

Ungeduld beim Austausch im Messenger kann dazu führen, dass wir uns plötzlich einem wahren Nachrichten-Hagel gegenübersehen. Deshalb denken Sie am besten auch selbst daran: Zu viele Informationen oder Fragen hintereinander sorgen bloß für Überforderung und machen den Chatverlauf unübersichtlich. Besser ist es, erst die Reaktionen der Gesprächspartner abzuwarten, bevor der nächste Gedanke abgeschickt wird. Oder Sie nehmen sich etwas Zeit, um all Ihre Gedanken strukturiert zusammenzufassen. Generell verlaufen Chat-Gespräche wesentlich angenehmer, wenn nicht jeder Satz einzeln gesendet wird – daher Vorsicht vor der Enter-Taste. Absätze lassen sich ganz einfach mit Hochstelltaste (Shift) + Enter einfügen.

Stolperfalle 4: Duelle im Messenger

Nimmt eine Diskussion emotionale Züge an oder stoßen gar Zuständigkeiten aufeinander, kann sich zwischen zwei Personen schnell eine Art Duell entwickeln. Das sollten Sie unbedingt vermeiden. Im Eifer des Gefechts werden oft Dinge gesagt, die nachhaltigen Schaden anrichten können. Im Gruppenchat kommt noch hinzu, dass das Duell vor Publikum ausgetragen wird – was dem Ansehen beider Kontrahenten nachhaltig schaden kann. Sollten Sie selbst einmal versucht sein, solch ein Duell einzugehen, machen Sie sich das bewusst und suchen Sie das Gespräch unter vier Augen. Im direkten Kontakt lassen sich Unstimmigkeiten wesentlich besser klären. Nicht zuletzt, weil wir durch die Körpersprache des anderen viel mehr Informationen aufnehmen, die uns Aufschluss über seine eigentliche Intention geben. Reine Schriftsprache ist immer etwas anfälliger für Missverständnisse, auch wenn geschickt eingesetzte Emojis hier schon sehr helfen.

Stolperfalle 5: Die Gruppendynamik gerät außer Kontrolle

Auch in der gesamten Gruppe kann sich das Chat-Gespräch schnell verselbstständigen. Das muss nicht zwingend negativ behaftet sein, wie zum Beispiel bei Streitdiskussionen. Auch Albernheiten können sich hochschaukeln und plötzlich besteht der gesamte Nachrichtenverlauf nur noch aus Memes, Chuck-Norris-Witzen und Spacecat-GIFs. Deshalb sollten Sie sich von der Gruppendynamik nicht allzu sehr vereinnahmen lassen und in solchen Fällen eher gegensteuern. Kleinere Abschweifungen tun der Stimmung manchmal ganz gut – aber dann ist auch sofort die Rückkehr zum eigentlichen Thema angebracht.

Fazit: Bewusstsein für Stolperfallen schafft ein angenehmeres Gesprächsklima für alle.

Wir raten unseren Unternehmens-Kunden immer ausdrücklich davon ab, ein festes Regelwerk für den Umgang mit dem Business-Messenger aufzustellen. Trotzdem hilft es, sich die typischen Stolpersteine mit ihren Nachteilen immer mal wieder bewusst zu machen und sich als Nutzer aus freien Stücken in Rücksicht zu üben. Damit ist das Gesprächsklima für alle am besten und Sie können in Ihren Teams effizient arbeiten.