Projekte organisieren im Business-Messenger – Kurzanleitung & Tipps

Autor: Fabio Marti
Veröffentlicht am 20. Dezember 2018

Ein Business-Messenger ist hervorragend geeignet, um im Team Projekte zu organisieren. Doch gerade in den ersten Monaten nach der Einführung herrscht oft noch Unklarheit darüber, was überhaupt erlaubt ist. Und das eigentliche Potenzial bleibt ungenutzt – zum Nachteil aller Beteiligten. Deswegen anhand eines Beispiels ein kurzer Einblick in die Möglichkeiten und wie Sie Hürden gezielt entgegenwirken:

Inhalt

Event-Planung über den Messenger – privat schon Standard

Was am Arbeitsplatz noch seltsam erscheinen mag, ist privat schon lange Standard: Denn natürlich nutzen wir für die anstehende Geburtstagsfeier eher einen Messenger als einen E-Mail-Verteiler oder die klassische Einladungskarte. Immerhin ist dies in vielerlei Hinsicht der schnellste und einfachste Weg. Das zeigt sich vorab, währenddessen und auch im Nachgang der Feier:

Vorab: Einladung & Vorbereitung

Für die Einladung eröffnet der Gastgeber einfach einen Gruppenchat mit allen gewünschten Personen. Nun können die Gäste entweder zusagen oder aber absagen und aus dem Chat austreten, wodurch schnell klar ist, wer teilnimmt. Gleichzeitig sehen alle Gäste, wer eingeladen ist, und können sich untereinander absprechen – beispielsweise für ein Gruppengeschenk. Fragen rund ums Buffett oder die Getränke können ebenso bequem über den Chat geklärt werden. Aufgaben sind schnell verteilt und jeder weiß, wer wofür zuständig ist.

Währenddessen: Eindrücke teilen, informieren & diskutieren

Während der Feier teilen die Gäste gerade geschossene Fotos oder Videos rund um die Veranstaltung über den Chat und lassen so die anderen an ihren individuellen Eindrücken teilhaben. Alle sind in Echtzeit am Gesamtgeschehen beteiligt. Auch Gedanken jeder Art können direkt mitgeteilt und besprochen werden. Und wenn sich die Gäste versammeln sollen, um endlich die Geburtstagstorte anzuschneiden oder gemeinsam ein Lied anzustimmen, bekommt es über den Chat jeder mit.

Danach: Resümee & Austausch

Ist die Party dann vorbei, können alle im Chat noch einmal kundtun, wie ihnen der Abend gefallen hat, Anekdoten austauschen und Schnappschüsse und Videos gesammelt posten. Auch Dankbekundungen, Lob und Anregungen für zukünftige Feiern finden im Chat ihren Platz.

Organisation des nächsten Team-Events

Was im Privaten für die Organisation einer Geburtstagsfeier gilt, ist genauso auf ein geschäftliches Team-Event unter Kollegen übertragbar:

  • Teammitglieder werden über den Gruppenchat informiert und können sich untereinander abstimmen – beispielsweise zur Agenda für den Tag.
  • Der Austausch im Chat während des Events fördert den Spaß daran und das Gemeinschaftsgefühl.
  • Ergebnisse produktiver Gemeinschaftsarbeiten (z. B. Zeichnungen am Whiteboard oder Post-it-Tapeten) werden direkt allen Beteiligten zugänglich gemacht.
  • Feedback wird zentral gesammelt, was die Auswertung enorm vereinfacht.

Durch die offene Kommunikation untereinander fühlen sich außerdem alle miteinbezogen, was das Engagement des Einzelnen stärkt.

Die Vorteile der Event-Organisation in Gruppenchats sind zahlreich. Kein Wunder also, dass Mitarbeiter oft auch im Büro auf private Messenger zurückgreifen, wenn kein entsprechendes Tool zur Verfügung gestellt wird. Um solche potenziell unsichere Schatten-IT zu vermeiden, sollten Sie ihren Mitarbeitern einen Messenger an die Hand geben, der von Ihrer zentralen IT-Abteilung abgesegnet ist.

Übrigens kennen ihre Mitarbeiter sicher auch andere Formen von Events bereits aus dem privaten Bereich: Die Organisation eines Messeauftritts weist zum Beispiel viele Parallelen zu einer Hochzeit auf, das Vorstandsmeeting ähnelt in den Grundzügen der Eigentümerversammlung, das wöchentliche Team-Meeting dem Pokerabend unter Freunden. 

Gründe für mangelnde Nutzung des Business-Messengers

Warum kommt es dann aber immer wieder vor, dass der gestellte Business-Messenger nur spärlich genutzt wird? Mögliche Gründe sind:

  • Die Macht der Gewohnheit
    Die Umstellung auf ein neues Tool erfordert eine Umstellung der Gewohnheiten und manchmal sogar einen umfassenden Kulturwandel im Unternehmen. Hier hilft eine gezielte Strategie im Rahmen des Change-Managements.
  • Unklare Abgrenzungen – welches Tool wofür?
    Oft stellt sich die Frage: Nutze ich das ausgefeilte Projektmanagement-Tool oder reicht ein Gruppenchat? Die persönliche Intuition liefert meist die Antwort – denn der einfachste Weg ist oft auch der effizientere. Außerdem kann beides Sinn machen: das Projektmanagement-Tool für die Organisation, der Messenger für die Kommunikation drum herum.
  • Unsicherheit darüber, was eigentlich erlaubt ist
    Häufig wissen Mitarbeiter auch einfach nicht, was erlaubt oder gewünscht ist. Immerhin muss für E-Mail-Verteiler häufig die Erlaubnis der IT eingeholt werden. Darf dann einfach ein Gruppenchat eröffnet werden? Was muss dabei alles beachtet werden?

Erlauben, ermutigen & vorleben – unsere Empfehlung

Um diese Hürden zu vermeiden, haben wir eine klare Empfehlung: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, einfach auszuprobieren. Es gibt kein Richtig oder Falsch – was am besten funktioniert, wird sich durchsetzen. Und selbst wenn ein Gruppenchat einmal nicht angenommen oder ein anderes Tool verwendet wird, sollte man versuchen, die Gründe zu verstehen, und daraus lernen. Erzwingen lässt sich die Nutzung eines Messengers nicht.
Arbeiten Sie immer unter der Annahme, dass Ihre Mitarbeiter produktiv arbeiten wollen. Deren Erfahrungen aus dem privaten Bereich können eine Chance sein, noch effizientere Methoden für den Arbeitsalltag zu entdecken. Für Ihre IT bedeutet das, die Regeln möglichst gering zu halten und ebenfalls zum Auszuprobieren zu ermutigen.
Auch Sie ganz persönlich können etwas tun: Leben Sie den Umgang mit dem Messenger vor und zeigen Sie Erfolge – am besten natürlich über den Gruppenchat.