Kaum Akzeptanz beim Business Messenger? – 5 Ursachen + Lösungen

Autor: Fabio Marti
Veröffentlicht am 10. Januar 2019

Wenn der neue Business Messenger nicht angenommen wird – fünf Ursachen & Lösungswege
Der Erfolg vieler IT-Projekte steht und fällt mit der Akzeptanz der Nutzer – denn was bringen die tollsten Innovationen, wenn sie nicht angenommen werden? Viele Projekte scheitern an dieser Hürde, wodurch der Fortschritt des Unternehmens gehemmt wird. Auch Business Messenger haben es hier oft noch schwer, weil der aktuelle Kommunikationswandel erst nach und nach aus dem privaten Umfeld in den Arbeitsalltag überschlägt – trotz der vielen Vorteile in puncto Sicherheit und Produktivität. Was also tun, wenn die Nutzer innerhalb Ihres Unternehmens noch zögern? Aus unseren Erfahrungen mit Kundenprojekten hier die fünf häufigsten Hürden und wie man sie am besten überwindet:

  1. Fehlender Kontakt mit dem neuen Tool
  2. Die Angst, etwas falsch zu machen
  3. Rückfall in alte Gewohnheiten
  4.  Starre Strukturen & altes Denken beim Management
  5. Unbedachte Einführung & mangelhafte Einarbeitung

Hürde No. 1: Fehlender Kontakt mit dem neuen Tool

Wenn die IT neue Tools oder Vorgehensweisen einführt, wird das oft von den Mitarbeitern zur Kenntnis genommen, verschwindet dann aber wieder recht schnell von ihrem persönlichen Radar. So belegt der neue Business-Messenger nur noch Speicherplatz – und das Potenzial geht verloren.

Lösungsansätze:

Maximieren Sie den Kontakt mit neuen Tools – z. B. indem diese standardmäßig in den Autostart gesetzt werden und damit jeden Tag im Sichtfeld Ihrer Mitarbeiter auftauchen. Nutzen Sie zudem einen Desktop-Messenger mit Desktop-Notifications, damit Ihre Mitarbeiter im wieder in diesen „hineingezogen“ werden und seine Vorteile schätzen lernen.

Darüber hinaus können Sie interne Meetings mit dem Messenger vorbereiten und begleiten, wodurch der regelmäßige Gebrauch zusätzlich verinnerlicht wird.

Hürde No. 2: Die Angst, etwas falsch zu machen

Ein neues Tool birgt viele Möglichkeiten, aber welche davon dürfen wirklich genutzt werden? Wenn Ihre Mitarbeiter nicht wissen, was gewünscht ist, gehen sie womöglich eher zaghaft ans Werk – aus Angst, etwas falsch zu machen. Ein tieferes Eintauchen und Begeisterung für neue Herangehensweisen werden dadurch verhindert.

Lösungsansätze:

Unsere Kunden machen die besten Erfahrungen, wenn Sie von Anfang an nur wenige Regeln für den Gebrauch des Messengers kommunizieren – und proaktiv zum freien Ausprobieren ermutigen. Sorgen Sie außerdem für einen verständnisvollen First-Level-Support, der bei Problemen und Fragen sofort unterstützt. So fühlen sich Ihre Mitarbeiter beim Erkunden des neuen Tools gut begleitet und entwickeln von selbst einen verantwortungsvollen und effizienten Umgang damit.

Hürde No. 3: Beständiger Rückfall in alte Gewohnheiten

 „Old habits die hard“, wie es im Englischen so passend heißt. Deswegen fallen Ihre Mitarbeiter leicht in gewohnte Arbeitsabläufe zurück und öffnen z. B. das E-Mail-Postfach, ehe sie überhaupt an den neuen Messenger denken – obwohl sie ihn ja eigentlich gutheißen und nutzen möchten.

Lösungsansätze:

Um alte Gewohnheiten abzulegen, braucht es eine gute Mischung aus Geduld und Beharrlichkeit. Haben Sie Verständnis für Ihre Mitarbeiter und sanktionieren Sie nicht für eine Schwäche, die allzu menschlich ist. Nur setzen Sie zugleich immer wieder Anreize, das neue Tool zu nutzen. Besonders hilfreich sind „Sponsoren“, die den Gebrauch mit Begeisterung vorleben und dadurch Zugkraft entwickeln.

Hürde No. 4: Starre Strukturen & altes Denken beim Management

Ihre Mitarbeiter können sich nicht ins neue Tool einfinden, weil die Unternehmensstrukturen noch zu starr für wesentliche Veränderungen scheinen und/oder selbst das oberste Management immer noch nach den alten Prinzipien agiert. Die Nutzer schauen in der Hierarchie nach oben und passen sich entsprechend an – in diesem Fall gegen den Fortschritt.

Lösungsansätze:

Finden Sie Sponsoren auf oberster Ebene der Firmenhierarchie, die den Business Messenger gerne nutzen und das entsprechend nach außen tragen. Nehmen Sie alle wesentlichen Leitfiguren in die Pflicht, das Tool sichtbar zu nutzen, und unterstützen Sie dabei umfassend durch Schulungen und gezielten Support. Wenn Ihre Mitarbeiter sehen, dass „selbst die alten Hasen“ die Kommunikationswege ändern, werden sie bald nachziehen.

Hürde No. 5: Unklarheiten bei der Zielsetzung

Weil es „von oben so gewollt ist“, führt das Unternehmen plötzlich einen Business Messenger ein und schreibt allen Mitarbeitern die Nutzung vor. Diese verstehen aber weder die Gründe für den Wechsel der Kommunikationswege, noch gab es eine umfassende Einarbeitung in die Möglichkeiten des neuen Tools. Denkbar schlechte Voraussetzungen, um zu einem treuen Nutzer zu werden.

Lösungsansätze:

Bereiten Sie Change-Prozesse immer sorgsam vor und beziehen Sie Ihre Mitarbeiter noch vor der Einführung in die geplanten Veränderungen mit ein. So gewinnen Sie vorab schon erste Unterstützer, die sich in ihrem direkten Arbeitsumfeld für den Messenger stark machen. Darüber hinaus sorgen Schulungen und ein ausgezeichneter Support für eine steile Lernkurve und hohe Motivation bei der Nutzung des neuen Tools.