Informieren über den Business-Messenger – mit praktischen Announcement-Channels

Autor: Alexander Wildschütz
Veröffentlicht am 23. Mai 2019

Dass Gruppenchats mehr Effizienz in die Projektplanung bringen und generell einen einfachen und schnellen Austausch ermöglichen, haben wir bereits mehrfach beleuchtet. Darüber hinaus gibt es noch eine weitere Einsatzmöglichkeit, die vielen unserer Kunden noch nicht voll bewusst ist: sogenannte Announcement-Channels. Sie bieten einen schnellen Weg, um alle Ihre Mitarbeiter oder auch bestimmte Gruppen über wichtige Neuerungen zu informieren. 

Inhalt:

  • Vorteile & Anwendungsbeispiele
  • Ein paar kleine Regeln
    • Diskussionen anders kanalisieren
    • Bei der Sache bleiben
    • Ausgewählte & klare Botschaften

Vorteile & Anwendungsbeispiele für Announcement-Channels

Der Vorteil des Announcement-Channels liegt auf der Hand: Über einen einfachen Kanal erreichen Sie mit Ihrer Information alle Mitarbeiter, die davon betroffen sind. Die Gruppe an Empfängern lässt sich dabei für jeden Ankündigungs-Channel ganz gezielt zusammenstellen – sinnvoll sind hier zum Beispiel thematisch orientierte Channels oder auch gegliedert nach Abteilungen. Die Infos, die hier geteilt werden, sind durch den jeweiligen Fokus immer gesammelt und leicht zu finden. Anders als im E-Mail-Fach, wo erst gefiltert oder gesucht werden muss und wo eine einzelne Ankündigung schneller untergeht.
Besonders nützlich ist das zum Beispiel für:

  • Allgemeine Veränderungen im Unternehmen
    Informieren Sie Ihre Mitarbeiter beispielsweise zu Änderungen in der Compliance, zu neuen Reiserichtlinien, über anstehende Kooperationen und mehr.
  • Informationen zu Firmenfeiern
    Steht eine Firmenfeier an oder wird ein Mitarbeiter verabschiedet? Setzen Sie alle Mitarbeiter mit entsprechenden Berührungspunkten über die organisatorischen Einzelheiten in Kenntnis.
  • Protokolle & Notizen zu Team-Meetings
    Statt das Protokoll vom letzten Team-Meeting per E-Mail an alle Beteiligten weiterzuleiten, kann einfach ein entsprechender Announcement-Channel eingerichtet werden. Hier sind alle Protokolle und Notizen schneller auffindbar als im Postfach.
  • Oder auch: das wöchentliche Kantinenangebot
    Etwas abseits der geschäftlich wichtigen Themen kann auch das wöchentliche Kantinenangebot Inhalt eines entsprechenden Announcement-Channels sein. Welche Gerichte stehen in der Kantine für die Woche zur Auswahl? Alle interessierten Mitarbeiter können sich auf diese Weise einfach informieren.

Sicher fallen Ihnen noch weitere Anwendungsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen ein. Setzen Sie Ihre Ideen zeitnah in die Tat um, damit Informationen künftig schneller und strukturierter weitergegeben werden können.

Ein paar kleine Regeln im Umgang mit Ankündigungen im Business-Messenger

Damit die Announcement-Channnels schön übersichtlich bleiben und so den angedachten Zweck voll erfüllen, müssen wir ausnahmsweise einmal mit klaren Regeln arbeiten (von denen wir an anderer Stelle bewusst abraten). Diese dürften aber für alle vollkommen nachvollziehbar und im Grunde selbstverständlich sein:

  1. Klarheit im Announcement-Channel – Diskussionen kanalisieren
    Damit der Announcement-Channel übersichtlich bleibt, ist es wichtig, dass hier ausschließlich die Ankündigungen selbst zu finden sind. Denn wenn Sie beispielsweise über diesen Weg die neuesten Infos rund um das geplante Sommerfest an Ihre Mitarbeiter weiterleiten und immer wieder Kommentare oder Nachfragen gepostet werden, dauert es am Ende eine halbe Ewigkeit, um darunter noch die wesentlichen Informationen ausfindig zu machen. Genauso verhält es sich natürlich mit wichtigen Neuerungen rund ums Unternehmen, Veränderungen in der Compliance, dem Einschwören auf die Unternehmensziele fürs nächste Jahr und vielem mehr. Das heißt keinesfalls, dass eine Diskussion verboten ist – eben nur in diesem Channel, der zur reinen Information gedacht ist. Am besten richten Sie zu jedem Announcement-Channel auch einen passenden Diskussions-Channel ein. Auf diese Weise wahren Sie die Übersicht und bieten Ihren Teams trotzdem die Möglichkeit, sich auszutauschen und wertvolles Feedback rund um die Ankündigungen zu geben.
  2. Bei der Sache bleiben – denn Spam ist kein Kavaliersdelikt
    Diskussionen im entsprechenden Channel sollten auf jeden Fall erwünscht bleiben – solange sie sich im vernünftigen Rahmen bewegen. Zu Streitgesprächen ausufernde Diskussionen sind nicht nur unnötig anstrengend, sondern werfen am Ende auch ein schlechtes Licht auf beide Parteien, wenn die gesamte Mannschaft dabei mitliest. Machen Sie Ihren Mitarbeitern also bewusst, dass sie sich hier in einem öffentlichen Raum bewegen und dementsprechend sensibel und in einem angemessenen Ton kommunizieren. Dabei hilft es, sich regelmäßig die typischen Stolperfallen im Messenger zu verdeutlichen und diese bewusst zu umgehen
    Genauso verhält es sich mit Spam jeglicher Art: Memes und Space-Cat-GIFS können witzig sein, aber ebenso gut für Irritation sorgen. Innerhalb wichtiger Diskussionen haben sie nichts verloren – doch um Ihren Mitarbeitern den Spaß zu lassen, können Sie auch hier ausgewählte Channels explizit dafür freigeben. Schließlich ist gute Laune teamfördernd.
  3. Weniger ist mehr – mit ausgewählten & klaren Botschaften
    Was für die Empfänger gilt, ist auch für den Sender der Botschaft wichtig: Bewahren Sie den Fokus. Wenn plötzlich jede noch so kleine Information über den Ankündigungs-Channel geteilt wird, verliert er schnell an Relevanz und wird leichter übersehen. Überlegen Sie sich daher gut, welche Ankündigungen hier sinnvoll platziert sind. Und formulieren Sie knapp und prägnant. Denn so können Sie die Vorteile des Channels am besten nutzen.

Wenn Sie diese Punkte beachten und Ihren Mitarbeitern vermitteln, werden Sie Ihre Announcement-Channels schon bald zu schätzen wissen. Am besten starten Sie direkt einen kleinen Testlauf und sammeln erstes Feedback für den zukünftigen Einsatz.