Wann lohnen Business-Tools? – Ratgeber für kleine & mittlere Unternehmen (KMU)

Autor: Alexander Wildschütz
Veröffentlicht am 3. Juli 2019

Im gegenseitigen Austausch mit Unternehmern und Führungskräften treffen wir gerade bei kleineren Betrieben und Agenturen häufig auf Bedenken, wenn es um die Frage nach der Einführung neuer Business-Tools geht. Der vorherrschende Einwand dabei: Der Aufwand lohnt sich doch nicht für unser kleines Team. In einigen Fällen ist das vermutlich richtig – in anderen wiederum führt ein vorschnelles Urteil dazu, dass die Weiterentwicklung und damit das Wachstum im Unternehmen gehemmt werden. Schließlich werden Business-Tools vor allem entwickelt, um Prozesse zu erleichtern und damit den Organisationsaufwand zu verringern, was oft auch im Kleinen ausgezeichnet funktioniert. Damit Sie hier künftig schnell zu einer vernünftigen Entscheidung kommen, möchten wir Ihnen mit diesem Artikel einige wesentliche Prüfkriterien mit an die Hand geben.

Inhalt:

Was muss ich investieren? – Aufwand & Kosten

Bei der Betrachtung neuer Möglichkeiten wandert der Blick gern zuerst zu den Kosten. Das ist nur allzu verständlich – immerhin möchten Sie ja auch wissen, ob sich ein neues Tool überhaupt rechnet. Dabei sollten Sie jedoch genau hinschauen und die Kosten immer ins Verhältnis zu anderen Faktoren setzen. Selbst Kostenstrukturen, die zunächst ein kurzes Schaudern hervorrufen, können mitunter absolut in Ordnung sein, sofern sie einen entsprechenden Gegenwert liefern. Wenn zum Beispiel die aus der Nutzung entstehenden Vorteile an anderen Stellen Kosten einsparen und/oder die Investition durch Umsatzwachstum oder eine bessere Marge ausgleichen. Ebenso kann ein kleiner Preis auch Nachteile haben: Indem beispielsweise bei zwei vergleichbaren Produkten die günstigere Wahl wichtige Funktionen ausspart und damit einen höheren Aufwand erzeugt. Denn der schlägt sich wiederum in zusätzlichen Personalkosten, längeren Anlaufzeiten bis zur erfolgreichen Einführung und weiteren Punkten nieder.

Am besten schreiben Sie detailliert auf, welche Kosten und welchen Aufwand das neue Tool mit sich bringen – sowohl in der Einführung als auch in der anschließenden Nutzung. So haben Sie eine Vorstellung von dem, was auf Sie und Ihr Team zukommen würde, und können auf dieser Basis sinnvoll abwägen.

Welcher Nutzen entsteht daraus? – Mögliche Benefits

Natürlich sollten auch ausgiebig die Vorteile betrachtet werden, die aus der Einführung eines neuen Business-Tools resultieren. Diese können je nach Anwendung sehr unterschiedlich ausfallen – in der Regel betreffen sie einen oder mehrere der folgenden Bereiche:

  • Effizienz – und damit zukünftig bessere Kapazitäten
    Ein wesentlicher Grund für den Einsatz zusätzlicher Tools besteht darin, die Effizienz in den Teams und damit im Unternehmen insgesamt zu steigern. So kann beispielsweise ein Business Messenger den aufwendigen E-Mail-Verkehr reduzieren und insgesamt die Kommunikation vereinfachen – wodurch künftig mehr Zeit für andere Aufgaben bleibt. Diese Effizienzsteigerung macht sich auf lange Sicht natürlich auch in der Bilanz positiv bemerkbar.
  • Ausgleich fehlender Expertise & Erfüllung der Compliance sowie gesetzlicher Vorgaben
    Mithilfe externer Tools können Sie mitunter die fehlende Expertise in bestimmten Bereichen ausgleichen. Ein einfaches Beispiel sind hier die Impressums- und Datenschutz-Generatoren. Diese haben vor allem kleinen Unternehmen und Einzelunternehmern dabei geholfen, die Anforderungen der DSGVO umzusetzen, ohne von hohen Beratungskosten erdrückt zu werden. Oder das Content-Management-System, das es mittlerweile auch weniger technikaffinen Personen erlaubt, eine Website zu erstellen bzw. selbstständig Änderungen daran vorzunehmen. Und nicht zuletzt der sichere Business-Messenger, der unter anderem die DIY-Verschlüsselung von E-Mails überflüssig macht und idealerweise noch eine Archivierungsfunktion enthält, um auch hier mit minimalem Aufwand die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
  • Erweiterung des Angebots
    Ebenso können Business-Tools dabei helfen, das Angebot gegenüber Ihren Kunden zu erweitern bzw. zu ergänzen: Beispielsweise indem Sie über einen Kommunikationsdienst künftig auch Beratungen für Kunden oder Interessenten per Video-Chat anbieten oder indem Sie über einen Cloud-Dienst die direkte Einsicht in wichtige Vertrags-Dokumente ermöglichen. Oder Sie erschließen über ein Analyse-, SEO- oder Social-Media-Tool neue Kompetenzen, die Sie anschließend in Ihr Dienstleistungsportfolio mit aufnehmen können – wie eben SEO-Optimierung, Social-Media-Kampagnen etc. 


Wo letztendlich die entscheidenden Vorteile für Ihr Unternehmen liegen, können Sie und ihr Team sicherlich am besten einschätzen. Grundsätzlich ist es nur eben wichtig, sich wirklich im Detail bewusst zu machen, welche Verbesserungen sich mit einem Business-Tool erreichen lassen. Und wo möglicherweise unnötige Kosten bzw. unnötiger Aufwand bestehen bleiben, falls es nicht genutzt wird. Das bringt uns dann auch direkt zum dritten und letzten Schritt:

Kosten-Nutzen-Vergleich: Was bringt ein neues Tool unter dem Strich?

Haben Sie die Kosten bzw. den Aufwand für die Einführung und die dafür künftig zur Verfügung stehenden Benefits erhoben, können Sie sie nun gegeneinander abwägen. Überwiegt der Nutzen, fällt die Entscheidung leicht – erst recht, wenn Sie mit dauerhaften Kosteneinsparungen an anderer Stelle rechnen können. Überwiegen dagegen die Kosten, ist dieses Business-Tool möglicherweise nicht so ideal für Ihr Unternehmen. Wichtig ist dabei nur, dass Sie den Fall sowohl kurz- als auch mittel- bis langfristig betrachten, um zu einer gesunden Entscheidung zu gelangen.

Erfahrungsgemäß sind Out-of-the-Box-Lösungen günstiger, effektiver und sicherer, als wenn Sie sich selbst an der Entwicklung einer entsprechenden Anwendung versuchen. Denn so profitieren Sie vom Spezialwissen des jeweiligen Anbieters und können sich weiterhin ganz auf Ihr Kerngeschäft fokussieren.

Fazit: Offen sein, genau hinsehen & austesten

Grundsätzlich raten wir dazu, sich immer eine gewisse Offenheit zu bewahren und beständig mit neuen Optimierungsmöglichkeiten zu beschäftigen. Klingt ein Business-Tool interessant, schauen Sie einfach etwas genauer hin und ziehen Sie einen Kosten-Nutzen-Vergleich. Fällt dieser positiv aus oder stimmt zumindest die Tendenz, probieren Sie es am besten einfach aus: Testen Sie die Anwendung in einem kleinen Team über einen kurzen Zeitraum aus – das ist oft sogar vollkommen kostenlos möglich – und besprechen Sie anschließend die gemachten Erfahrungen. So haben Sie die perfekte Grundlage für eine langfristig wirtschaftlich kluge Entscheidung.

Wenn Sie bereits ein Tool ins Auge gefasst haben und direkt starten wollen, lesen Sie auch unseren Leitfaden für die Einführung am Beispiel eines Business Messengers als kleine Hilfestellung. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung Ihrer Projekte.