Warum Sie beim Messaging auf Regeln verzichten sollten

Autor: Brigitta Strigl
Veröffentlicht am 10. Januar 2019

Ein Business Messenger wird eingeführt, und die Mitarbeiter reagieren: verhalten. Die erwartete Begeisterung bleibt aus, stattdessen kommunizieren die meisten wie gehabt per E-Mail. Das ist das Bild, das sich in den ersten Wochen und Monaten bei vielen Unternehmen zeigt. Kein Wunder, jahrelange Routinen ändern sich nun mal nicht von heute auf morgen . Doch die Macht der Gewohnheit ist nicht die einzige Ursache für mangelnde Verbreitung. Oft herrscht auch Unsicherheit darüber, was erlaubt oder gewünscht ist. Das gilt besonders dann, wenn die Mitarbeiter genau vorgegebene Prozesse gewohnt sind: Darf ich denn einfach einen neuen Gruppenchat anlegen? Fragen wie diese können durchaus auftauchen, wenn neue E-Mail-Verteiler bisher immer bei der IT zu beantragen waren.

Was also tun, um den Mitarbeitern die Unsicherheit zu nehmen? Gleich noch eine IT-Richtlinie herausgeben, die den Umgang mit dem Messenger detailliert festlegt? Bloß nicht! Nichts wäre geeigneter, um auch die Probierfreudigen zu entmutigen. Kommunizieren Sie stattdessen lieber diese simple Devise: Einfach machen.

Die beste Regel lautet: Es gibt keine.

Messenger eignen sich für vielfältige Einsatzszenarien. Und genau diese Vielfalt gilt es auch aktiv zu fördern, damit jedes Team im Unternehmen die passende Nutzungsform für die eigenen Anforderungen findet. Hier ein paar Beispiele:

  • Für die IT-Abteilung bietet sich der Messenger als Broadcast-Kanal an, über den sich Wartungsarbeiten oder Störungen schnell und effektiv an alle Mitarbeiter kommunizieren lassen.
  • Das HR-Team organisiert vielleicht das nächste Firmen-Event per Messenger . Und wie wäre es, darüber auch das Onboarding abzuwickeln? Einfach zum Ersten des Monats eine Chat-Gruppe für die neuen Mitarbeiter einrichten und dort alle relevanten Infos bereitstellen. Schöner Nebeneffekt: Die Neulinge können sich so auch gleich untereinander austauschen.
  • In der Entwicklung verlagert sich möglicherweise ein Großteil der täglichen Abstimmung in den Messenger. Dann ersetzt der Chat das ein oder andere Telefonat mit Externen, den Gang zum Nachbarbüro oder das Rüberrufen zur Kollegin zwei Tische weiter.

All diese Einsatzmöglichkeiten sind legitim. Welche davon für wen funktionieren, findet man nur durch Ausprobieren heraus. Laden Sie Ihre Nutzer also explizit dazu ein.

Praktische Tipps gegen ungewollte Nebenwirkungen

Diese Einladung zum Ausprobieren ist natürlich nicht als Freibrief zu verstehen, um jegliche Netiquette  über Bord zu werfen. Allerdings sollten Sie damit rechnen, dass die Kommunikation per Messenger den einen oder anderen zu unüberlegten Posts verleitet. Die direkte und informelle Art, die den Messenger gerade so effizient macht , kann dann auch ungewollte Nebenwirkungen mit sich bringen: Das sind z. B. die lustigen Sprüche, Videos oder Urlaubsfotos, die mitteilungsfreudige Kollegen vielleicht etwas zu häufig verschicken. Oder aber eifrige Diskussionen, die sich mitunter zu handfesten Streits vor versammelter Mannschaft auswachsen.

Solche und ähnliche Fälle können durchaus eine abschreckende Wirkung auf den Rest der Mitarbeiter haben. Um das zu vermeiden, braucht es aber keine ausgefeilten Nutzungsrichtlinien – wirksamer sind meist die folgenden, ganz praktischen Tipps, die Sie Ihren Nutzern mit auf den Weg geben können:

  • Für größere Gruppen empfiehlt sich ein Moderator.
    Dieser weist die Teilnehmer darauf hin, wenn Themen in anderen Gruppen (oder offline) besser aufgehoben sind.
  • Eigene Chats für Spaß-Content sind erlaubt.
    Am besten, Sie legen solche Gruppen gleich vorsorglich an. Der Grund ist einfach: Auf Dauer können Sie Beiträge dieser Art sowieso nicht vermeiden. Gibt es jedoch einen eigenen Ort dafür, werden die wichtigen Unterhaltungen dadurch nicht gestört.
  • „Stummschalten“ hilft.
    Mit dieser Option können Ihre Nutzer die Benachrichtigungen für einzelne Chats deaktivieren und später in Ruhe alles nachlesen, wenn es gerade passt.
  • Manchmal ist es auch OK, sich aus einer Gruppe zu verabschieden.
    Solange der Inhalt nicht fachlich relevant ist, sollte dabei niemand ein schlechtes Gewissen haben müssen. Wer also dem Fußball-Chat nichts abgewinnen kann, der darf ruhig auf „Verlassen“ klicken – auch wenn einen der Chef hinzugefügt hat.

Mehr braucht es nicht für den Start mit dem neuen Kommunikationstool. Der Rest ergibt sich beim Ausprobieren – viel Spaß dabei!